Elk project, klein of groot, is uniek. Een goede projectplanning zorgt ervoor dat je de controle stevig in handen houdt. Hoe houd je een projectplanning bij? En wat moet je doen als een project onverhoopt opschuift?
Projectplanning: waarom je niet zonder kunt
Goed ondernemen is vooruitzien. Op het moment dat de offerte voor die ene grote klus is getekend, wil je ook de zekerheid hebben dat het team voldoende tijd heeft voor het project. Daarvoor is inzicht nodig in de capaciteit van het team.
Een projectplanning geeft duidelijk inzicht in alle lopende en komende projecten. Alle informatie, van belangrijke deadlines tot het aantal beschikbare uren van medewerkers, is opgeslagen in de werkagenda. Zo weet je direct wanneer je tijd hebt voor een nieuwe klus en voorkom je dat de werkdruk op jouw organisatie te groot wordt.
Wat leg je vast in de planning?
In de projectplanning van jouw bedrijf leg je alle zaken vast die te maken hebben met jouw projecten en opdrachten. Wat staat er deze week op het programma? Met welke opdrachten gaan we later in de maand van start? En heb ik wel voldoende (uren)capaciteit om een nieuwe opdracht binnen de gestelde deadline af te ronden? In de offerte leg je vast hoeveel uren je gaat besteden aan het project. Baseer de planning op de offerte en verdeel taken over de teams of individuele teamleden. Zo houd je de controle over de groei en planning van jouw bedrijf en kun je met zekerheid van beschikbaarheid elke nieuwe klus aanpakken.
Hoe maak je een basisplanning voor projecten?
Het plannen van projecten is maatwerk. Welke manier van plannen bij jouw organisatie past, dat is natuurlijk aan jou. Een basisplanning is feitelijk de zakelijke agenda van jouw bedrijf. Hierin neem je alle lopende opdrachten op. De projecten zijn toegewezen aan een team of medewerker, voorzien van een budget en vaak onderverdeeld in specifieke taken, gekoppeld aan het aantal uren dat hiervoor gereserveerd is. Eigenlijk bevat de basisplanning alle informatie die je nodig hebt: van inplannen tot factureren.
In vier stappen een basisplanning maken:
Stap 1: Breng projecten in kaart
Stap 2: Maak een tijdsplanning
Stap 3: Geef prioriteiten aan taken
Stap 4: Rond de planning af
Een goed voorbeeld van projectplanning voor groeiende bedrijven is een capaciteitsplanning. Een capaciteitsplanning stemt de personele capaciteit die nodig is om het werk uit te voeren af op de capaciteit die effectief beschikbaar is op jaarbasis. Zo weet je exact wat de urencapaciteit van jouw bedrijf op weekbasis is en hoeveel ruimte je hebt voor (nieuwe) opdrachten.
Wat doe je als de planning opschuift?
De projectplanning is gemaakt en de taken zijn verdeeld. Klaar om te knallen. Deadlines zijn er om gehaald te worden en daar blinken jij en jouw team in uit. Maar ook al staat jouw organisatie in de startblokken, een project kan onverwachts opschuiven of vertraging oplopen.
Door inzicht in de beschikbare uren van medewerkers zie je wanneer er tijd is om de taken alsnog op te pakken. Teams die agile werken, gaan flexibel om met wijzigingen. Deze teams prioriteren iedere twee tot drie weken welke taken zij oppakken en weten direct wat het effect is van vertragingen. Plan je aan de hand van een strokenplanning, balkenplanning of Gantt chart, dan schuiven alle opdrachten op in de planning. Prioriteer de taken met het team en maak duidelijke afspraken met de klant.
Excel vs. software voor projectplanning
Voor het maken van een projectplanning, inzicht in bedrijfscapaciteit en simpelweg een stevig houvast voor elke werkdag of -week kan een projectmanager met een klein team prima uit de voeten met Excel. Een spreadsheet met taken en verantwoordelijkheden per project, de ingecalculeerde budgetten en de deadlines die op de planning staan: met Excel begeleid je veel projecten naar een goed einde.
Wordt het drukker en drukker, neem je nieuwe medewerkers aan en sleep je steeds grotere opdrachten binnen? Dan loop je al snel tegen de grenzen en gebruiksvriendelijkheid van een programma als Excel aan. Zo kun je het programma bijvoorbeeld niet koppelen aan andere systemen binnen jouw bedrijf, waardoor het lastig is om processen en agenda’s op elkaar af te stemmen en belangrijke projectinformatie snel te delen.
Wanneer projecten en jouw bedrijf groeien is investeren in planning software voor projecten een slimme keuze. Software voor projectplanning bespaart je namelijk direct tijd – en scheelt je op dagelijkse basis veel losse handelingen. Door projectplanning, agenda’s, mailsystemen en bijvoorbeeld ook de urenregistratie van jouw bedrijf te koppelen, vind je alle belangrijke informatie terug op één plek. Automatiseren, dan kan iedereen beheren.